Mail Server

        Mail server adalah sebuah server (penyedia) layanan internet baik dengan kabel, nirkable (tanpa kabel), atau pun cloud yang dimanfaatkan untuk transaksi data surat elektronik (email) di dalam satu jaringan mail server yang sama.

     Teknologi ini memerlukan banyak komponen dan software yang dengan fungsi-fungsi yang spesifik. Setiap komponen harus dikonfigurasi dan diatur dengan agar dapat berfungsi dengan baik, sehingga teknologi ini dapat berfungsi secara penuh. Karena begitu banyaknya bagian-bagian yang tidak statis, menyebabkan pengelolaan perangkat mail server menjadi kompleks dan sulit untuk di-setting.

         Sebuah penyedia layanan surat elektronik membutuhkan tiga (3) komponen utama, di antaranya MTA (Mail Transfer Agent), MDA (Mail Delivery Agent), dan IMAP/POP3 server. Di samping itu juga memerlukan komponen tambahan seperti spam filter, antivirus, dan web mail. Beberapa paket software untuk mail server menyediakan fungsionalitas dari beberapa komponen tersebut secara bersamaan, pilihan komponen yang akan digunakan tersebut diserahkan pada user. Hal pokok lain yang perlu diperhatikan pada teknologi ini adalah nama domain, rekaman DNS, dan sertifikat SSL.

Fungsi Mail Server

          Secara garis besar, fungsi mail server adalah sebagai program yang membantu mengatur agar email dapat dikirimkan oleh pengirim sekaligus dapat diterima dengan aman, cepat, dan tanpa kendala oleh penerima email.

        Tujuan dari adanya layanan mail server sendiri adalah untuk membuat jaringan transportasi email menjadi lebih lancar tanpa adanya interupsi dari pihak luar.

         Selain itu, mail server juga berfungsi sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk mengatur distribusi email masuk maupun keluar. Hal ini tentu sangat penting bagi pelaku bisnis skelas perusahaan yang tidak ingin ada kebocoran data atau informasi yang bakal meenguntungkan kompetitor.

Kelebihan Mail Server

          Ada banyak keuntungan yang bisa kita dapatkan ketika menggunakan mail server. Terutama jika dibandingkan dengan platform gratisan seperti Google, Yahoo, atau Hotmail. Berikut penuturan selengkapnya:

• Lebih Cepat dan Efisien

         Memiliki mail server ibarat menggunakan kendaraan pribadi ketika berangkat kerja. Berbeda saat naik angkutan umum, menggunakan kendaraan pribadi tentu bakal lebih cepat sampai dan efisien waktu karena kita bisa mengatur rute serta meminimalisir adanya campur tangan dari orang lain.

     Memiliki mail server bakal meempercepat akses email maupun data-data Anda. Alhasil, komunikasi dengan klien atau antar karyawan bisa semakin efektif karena mail server hanya diguankan oleh internal perusahaan (tidak bisa digunakan publik).

• Lebih Private

      Saat ini privasi sudah menjelma menjadi lemen penting yang dibutuhkan oleh banyak orang. Dengan investasi mail server artinya Anda memiliki jaringan sendiri yang hanya bisa digunakan oleh internal perusahaan.Adanya privasi yang ditawarkan, otomatis juga menambah faktor keamanan karena untuk bisa mengakses orang luar harus mndapatkan autoritas dari si pemilik webste.

• Bisa langsung Diatasi Ketika Terjadi Kerusakan

      Kemudahan dalam proses perbaikan menjadi keuntungan berikutnya yang bisa kita dapatkan ketika meggunakan mail server. Ucapkan selamat tinggal pada tiket support layanan seperti Gmail atau Yahoo yang butuh berhari-hari dalam menyelesaikan keluhan, pengaduan atau bahkan kritik dan saran.

• Lebih Mudah Mengatur Akun

         Dengan memiliki mail server sendiri tentu proses pengelolaan akun email akan semakin mudah. Anda bisa melakukan konfigurasi, pengaturan, hingga maintenace sesuai kebutuhan.

Jenis-Jenis Mail Server

       Jika menilik berdasarkan program dan sistem pengoperasiannya, Mail server dapat dibedakan dalam beberapa jenis. Berikut merupakan jenis jenis mail server yang ada:

• Sendmail

       Bagi para pengguna sistem operasi Linux atau Unix, jenismail server yang satu ini tentu sudah tidak asing lagi. Sendmail tercatat banyak digunakan oleh para pengguna OS Linux/Unix karena menjadi sistem mail sever yang paling standar.

• Postfix

       Postfix adalah jenis mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan lebih lanjut dari Sendmail. Menariknya, Postfix juga sudah dapat dijalankan pada sistem operasi Mac OS X selain Linux/Unix jadi tidak heran jika server ini biasa dijadikan opsi untuk menggantikan server Sendmail.

• Qmail

       Berbeda dari dua jenis mail server sebelumnya, mail diklaim sebagai mail server paling aman yang saat ini bisa didapatkan. Asumsi tersebut muncul berdasarkan fakta bahwa Qmail belum memiliki celah sedikitpun terkait potensi yang dapat menggangu atau merusak sistem keamanan. Qmail sendiri juga tercatat digunakan oleh provider layanan email gratisan seperti Yahoo dan Hotmail.

Protokol Mail Server

      Mail server sendiri memiliki tiga protokol yang paling populer dan digunakan hingga saat ini, yaitu IMAP, POP3, dan SMTP.

• IMAP (Internet Message Access Protocol)

       IMAP merupakan salah satu protokol email yang sangat canggih. IMAP biasa digunakan oleh perusahaan penyedia layanan email berskala besar, misalnya Gmail atau Yahoo. Dan digunakan untuk mengirimkan email ke webmail client/local mail. Selain itu, protokol ini pun merupakan protokol dua arah sebagai perubahan yang dibuat pada local mail dan dikirimkan kembali ke server.

         IMAP menawarkan kelebihan yang tidak ditawarkan protokol lain, yakni anda dapat mengakses email dengan mudah dari berbagai perangkat, juga dapat diakses melalui webmail atau mail client yang terpasang pada sistem operasi. Sayangnya ada sedikit kekurangan dari protokol ini, yang tidak bukan adalah beberapa layanan hosting tidak menyediakan IMAP untuk protokol email, sehingga email masuk otomatis tersimpan pada penyimpan server yang membuat kouta disk anda berkurang.

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa IMAP termasuk protokol email yang sangat canggih dan kebanyakan hanya digunakan oleh perusahaan penyedia layanan email berskala besar saja. Anda hanya dapat mengakses protokol IMAP apabila memiliki koneksi internet. Jika tidak, artinya anda tidak bisa mengaksesnya.

Secara default, IMAP kerap menggunakan 2 port, antara lain:

Port 143: Port non enkripsi

Port 993: Port SSL/TLS

• POP3 (Post Office Protocol 3)

       POP3 termasuk protokol email versi terbaru yang sekarang pun kerap digunakan oleh situs bisnis, dan korporasi lainnya. Hebatnya lagi, email masuk akan secara otomatis terunduh ke local mail tanpa menyimpannya di mail server. Akan tetapi sayang POP3 hanya bisa digunakan untuk komunikasi satu arah saja. Satu arah yang dimaksud disini yaitu anda dapat mengirim email, namun tidak bisa menerima email balasan. Artinya protokol ini hanya dapat digunakan untuk tujuan broadcast .

        Seperti diketahui bahwa setiap mail server tentu memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Begitu juga POP3 ini, kelebihannya yakni anda tidak perlu terhubung ke internet apabila email sudah didownload ke local mail. Otomatis itu juga membuat space penyimpanan mail server bisa lebih lapang.

       Kekurangannya, jika anda mengunduh email di satu device, anda tidak bisa mengaksesnya dari device lain. Apabila ingin mengaksesnya, anda terpaksa harus mengunduhnya kembali. Akan tetapi yang cukup riskan adalah apabila folder local mail hilang atau terhapus, maka email secara otomatis akan hilang juga.

Secara default Port POP3 yang digunakan adalah:

Port 110: Port non enkripsi

Port 995: Port SSL/TLS

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

   Protokol ini sedikit berbeda dengan IMAP dan POP3. Sebab, SMTP digunakan untuk berkomunikasi dengan mail server yang fungsinya sebagai pengirim email ke server, lalu diteruskan ke mail server yang dituju agar email dapat diterima oleh user.

Secara default port SMTP yang digunakan ada dua, yaitu:

Port 25: Port non ekripsi

Port 426: Port SSL/TLS

Cara Kerja Mail Server

       Secara sederhana cara kerja sending-receiving email dapat digambarkan sebagai berikut.

• Email dikirim oleh sender lalu diterima sebagai inbox di incoming server, lalu disimpan dan dikumpulkan di database.
• Receiver email pada mail server membaca email dari sender, apabila receiver sudah membaca file tersebut artinya user sudah mengakses mail server untuk membuka dan membaca pesan yang tersimpan di dalam database untuk ditampilkan di jendela MUA melalui aplikasi atau browser.

      Secara runtut teknologi ini bekerja menggunakan tiga (3) protokol internet dan tiga (3) komponen dasar. Tiga protokol tersebut yaitu 1) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol); 2) POP3 (Post Office Protocol v3); dan 3) IMAP SMTP. Sedang tiga komponen dasar tersebut yaitu 1) MUA (Mail User Agent); 2) MTA (Mail Transport Agent); dan 3) MDA (Mail Delivery Agent).

     Sebuah penyedia layanan surat elektronik memiliki dua (2) server yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi untuk mengirim pesan (sending/outgoing) dan menerima pesan (receiving/incoming). Outgoing server ditangani oleh server SMTP pada port 25. Incoming server ditangani oleh server POP3 (pada port 110) atau IMAP (pada port 143). Port adalah konektor dari komputer satu ke komputer lainnya dalam jaringan internet.

      Berikut penjelasan mengenai tiga (3) komponen dasar email :

1. MUA (Mail User Agent) adalah program aplikasi yang bertugas untuk menerima dan membaca data email, kita sering menyebutnya dengan istilah ‘Inbox‘. Di dalam MUA juga ditanamkan perintah-perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan, istilah umumnya ‘Compose‘ dan ‘Send‘. Contoh komponen MUA antara lain Thunderbird, Outlook, GMail berbasis web, dan Yahoo!Mail berbasis web. MUA biasa disebut juga sebagai email client. Banyak orang menggunakan email client berbasis web seperti GMail dan Yahoo!Mail karena lebih mudah penggunaannya, namun apabila user membutuhkan space yang lebih besar (khususnya untuk keperluan bisnis) maka user harus berinvestasi untuk membangun mail server sendiri.
2. MTA (Mail Transport Agent) adalah komponen yang mengandung protokol pengiriman email, tugasnya untuk mengurus bagian pengiriman email. Fungsi-fungsi MTA di antaranya menerima dan memproses email yang masuk serta menentukan alamat tujuan serta mempertimbangkan metode bagaimana email tersebut akan dikirim. Contoh komponen MTA antara lain Microsoft Exchange, Postfix, Sendmail, dan Qmail. MTA bisa disebut juga sebagai inti/core dari mail server, karena itu orang umumnya menyebut MTA sebagai mail server itu sendiri.
3. MDA (Mail Delivery Agent) adalah bagian dari program mail server yang bertugas sebagai agen pengiriman. MDA memiliki dua komponen yaitu database dan delivery agent.

Sumber Referensi :
https://www.nesabamedia.com/pengertian-mail-server/
https://qwords.com/blog/mail-server-adalah/
https://www.indoworx.com/pengertian-imap-pop3-dan-smtp/